Comment choisir mon logiciel de gestion de stock ?

Meilleur ami ou pire ennemi selon les jours, votre logiciel de gestion sera l’écran que vous regarderez le plus souvent au travail. Autant le choisir soigneusement.

Faire des choix

L’ALIRE est neutre : elle ne conseille pas un logiciel plutôt qu’un autre.

Cependant, il est possible de vous proposer une grille de critères pour vous aider dans votre choix. On change rarement de logiciel : le temps que vous investirez dans le choix du logiciel sera un temps précieux gagné par la suite et vous épargnera bien des mauvaises surprises !

Prenez le temps d’interroger chaque éditeur de logiciel et demandez des devis auprès de plusieurs d’entre eux. Essayez si possible de rencontrer les représentants des SSII en personne, ce sont eux qui vont vous accompagner, il faut que le courant passe.

Renseignez-vous également sur l’intégration des messages EDI et la norme NF525.

– Prenez le temps de tester le logiciel ou d’assister à une démonstration approfondie : l’interface doit être logique pour vous. Si elle ne l’est pas, vous vous préparez de longues heures pénibles après le départ du formateur.

 – Renseignez-vous sur la certification du logiciel de caisse (norme NF525)

 – Demandez au logiciel des contacts de librairies au fonctionnement similaire au vôtre afin de les interroger sur leur retour d’expérience. Si possible, essayer de passer une journée dans les librairies, pour voir les différents cas de figure qui peuvent se poser.

Contactez des confrères, votre association de libraires locale ou de spécialité afin d’échanger avec des libraires de même profil (taille, spécialité, fonctionnement). Chaque libraire utilise les fonctions d’un logiciel différemment et a ses propres critères. Il est très utile de recueillir quelques retours d’expérience pour mieux cibler ses propres besoins et affiner ses questions.

– Sachez réfléchir à vos spécificités et discuter avec la SSII de tout ce qui pourrait ne pas couler de source, s’éloigner du fonctionnement « typique » des librairies qu’elle équipe.

– Vérifier la fréquence de sauvegarde et celle de mise à jour. Interrogez-vous sur le bien fondé d’un serveur dans la librairie, ou de son absence.

– Vérifier la compatibilité de votre matériel. Toutefois, prenez note que reprendre du matériel existant semble souvent une économie mais qu’il n’est souvent plus sous garantie et vieillissant.

– Enfin, soyez attentif aux principes de fonctionnement et de tarification, à la capacité d’écoute de vos interlocuteurs et aux choix d’évolution des logiciels : la technologie évolue vite et il vaut mieux choisir un logiciel qui évolue dans le même esprit que vous et vous propose régulièrement des services adaptés à vos besoins, plutôt que le mieux-disant, le logiciel de votre voisin «qui a l’air pas mal », ou celui qui vous demandera toujours un effort d’adaptation car son interface ne correspond pas à votre logique.

Le logiciel propose-t-il tous les services développés par Dilicom ?

FEL ONIX, Base de données enrichies (couvertures, descriptifs, infos commerciales, etc…)
 – Mises à jour au moins quotidiennes du FEL papier et numérique (prix, disponibilité)
 – Distripart, mise à jour automatique du répertoire des distributeurs
 – Commandes EDI et commandes à conditions spéciales ou urgentes **2424
 – Avis d’expédition détaillant le contenu du colis
 – Messages retours indiquant quels titres ne sont pas acceptés au retour
 – Annonce d’envoi de nouveautés (AEN), liste des titres de l’office 10 jours avant réception
 – Livre numérique par le Hub DILICOM, et Prêt Numérique aux bibliothèques (PNB)
 – Envoi des factures dématérialisées collectivités à Chorus Pro
 – Déclaration du droit de prêt à la Sofia et sa confirmation de réception
 – Envoi des commandes à l’heure optimale pour un traitement le jour même par le distributeur
 – Factures distributeurs sous format dématérialisé pour faciliter le pointage ou la comptabilité
 – Réponse à la commande indiquant les titres indisponibles chez le distributeur
 – Référencement détaillé des livres audio

Cases à cocher

La norme NF525, qu’est-ce que c’est ?

L’article 88 de la loi n° 2015-1785 du 29 décembre 2015 de finances pour 2016 prévoit l’obligation pour les assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d’un système de caisse, d’utiliser un logiciel satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.

A défaut de pouvoir justifier que le logiciel ou le système de caisse respecte les conditions prévues par la loi, par le production d’un certificat ou d’une attestation individuelle, l’assujetti à la TVA est passible d’une amende égale à 7 500 €, prévue à l’article 1770 duodecies du CGI. L’assujetti a 60 jours pour se mettre en règle, ou risque de se voir appliquer une nouvelle fois l’amende.

Cela signifie l’obligation pour les commerces, dont les librairies, d’être équipés de systèmes de caisse satisfaisant à la norme NF525.

Comment savoir si mon système de caisse est certifié ?

Il existe deux types de certification :

La certification par un organisme tiers : votre éditeur de logiciels a choisi de faire certifier son logiciel de caisse par un organisme indépendant. Il vous remet un certificat de certification, qui sera renouvelé chaque année.

L’auto-certification : votre éditeur de logiciels a choisi de certifier lui-même son logiciel de caisse et implique ainsi sa responsabilité en cas de manquement. Il vous remet un certificat d’auto-certification qui sera renouvelé chaque année.

Dans tous les cas, ce certificat est indispensable. Pensez à le demander lors de l’installation de votre caisse et, si besoin, à en demander la version mise à jour de l’année en cours.

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