Comment choisir mon logiciel de gestion de stock ?

L’ALIRE est neutre et ce n’est pas son rôle de vous conseiller un logiciel plutôt qu’un autre. Nous vous proposons ici une grille de lecture afin de vous permettre de choisir sereinement, pour un changement de logiciel ou pour une première acquisition.

Outre les recommandations évidentes de demander plusieurs devis ou d’avoir un matériel sous garantie, compatible et performant, le meilleur conseil que nous puissions vous donner est de tester les différents logiciels. L’interface que vous choisirez doit être très logique pour vous : si elle ne l’est pas, vous vous préparez de longues heures pénibles après le départ du formateur et il en sera de même à chaque mise à jour ou modification. Sur les six logiciels disponibles aujourd’hui sur le marché, vous devez trouvez celui qui suit le plus possible votre propre logique, même si d’autres logiciels vous semblent mieux disants en théorie.

N’hésitez pas à contacter également des confrères, votre association locale, régionale ou de spécialité afin d’échanger avec des libraires de même profil (taille, spécialité, fonctionnement). Chaque libraire utilise les fonctions d’un logiciel différemment et a ses propres critères. Il est très utile de recueillir quelques retours d’expérience afin de mieux cibler ses propres besoins et affiner ses questions aux SSII.

Renseignez-vous également sur l’intégration des messages EDI et la norme NF525.

Prenez le temps de tester le logiciel ou d’assister à une démonstration approfondie : l’interface doit être logique pour vous. Si elle ne l’est pas, vous vous préparez de longues heures pénibles après le départ du formateur.

Demandez à la SSII des contacts de librairies équipées au fonctionnement similaire au vôtre afin de les interroger sur leur retour d’expérience. Si possible, essayez de passer une journée dans les librairies, pour voir les différents cas de figure qui peuvent se poser.

Sachez réfléchir à vos spécificités et discuter avec la SSII de tout ce qui pourrait ne pas couler de source, s’éloigner du fonctionnement « typique » des librairies qu’elle équipe.

Vérifiez la fréquence de sauvegarde et celle de mise à jour. Interrogez-vous sur le bien fondé pour votre fonctionnement d’un serveur dans la librairie, ou d’un logiciel totalement en ligne.

Vérifiez la compatibilité de votre matériel. Toutefois, prenez note que reprendre du matériel existant semble souvent une économie mais qu’il n’est souvent plus sous garantie et vieillissant.

Enfin, soyez attentif à la capacité d’écoute de vos interlocuteurs et aux choix d’évolution des logiciels : la technologie va vite et il vaut mieux choisir un logiciel qui se développe, vous propose régulièrement des nouveaux services adaptés à vos besoins et anticipe les évolutions du marché ou les obligations légales à venir.​

L’article 88 de la loi n° 2015-1785 du 29 décembre 2015 de finances pour 2016 prévoit l’obligation pour les assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d’un système de caisse, d’utiliser un logiciel satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.

A défaut de pouvoir justifier que le logiciel ou le système de caisse respecte les conditions prévues par la loi, par le production d’un certificat ou d’une attestation individuelle, l’assujetti à la TVA est passible d’une amende égale à 7 500 €, prévue à l’article 1770 duodecies du CGI. L’assujetti a 60 jours pour se mettre en règle, ou risque de se voir appliquer une nouvelle fois l’amende.

Cela signifie l’obligation pour les commerces, dont les librairies, d’être équipés de systèmes de caisse satisfaisant à la norme NF525.